自从数码复合机出现后,企业的办公效率比以前提升不少,但怎么来控制办公成本依然是让人头疼的问题。近期,我们专对于数码复合机的成本控制方面做了试用,发现一些产品从节省成本、控制成本方面是下足了功夫!下面我们就以富士施乐新推出的DocuCentre III C4100为例,向大家传授办公文印“省钱”的方法。
借助数码复合机的“记账”功能进行输出管理。像富士施乐DocuCentre III C4100具备的“记帐认证”功能,可以轻松设置使用者的输出权限,进行帐户管理。例如,在操作面板上为各部门创建工作组及多个用户帐户,并对这些帐户进行不同功能的使用权限及使用量的设置,比如说可设为市场部经理级别的人每月可打印/复印彩色文件500张,而普通职员只能输出黑白文件,每月底行政部即可根据设备记录的每个人使用情况,统计出各个部门的文印输出情况。另外,这台设备还能自动限制无使用权限或过量输出的操作。
传真在办公的地方里的使用频率颇高,传统的纸质传真不但容易丢失,也造成了纸张的浪费。如使用富士施乐C4100的内置传真功能就可以实现“无纸化传真”,通过设置可将发过来的传真自动转换成电子文档,并发送到事先指定的电子邮箱或共享文件夹中。这样,不但令传真收发的过程变得更加便捷,提升了工作效率,还能节省纸张、降低使用成本。
一些朋友可能没意识到,数码复合机的多种打印设置功能还能巧妙地帮企业节省本金。如将打印设置默认为“双面打印”以及“多合一打印/复印”功能,便能大幅度减少纸张的使用量。
这台富士施乐DocuCentre C4100还有一个特别人性化的功能,即“不打印空白页”,这样做才能够有效地避免纸张浪费。利用这些小技巧改善日常容易被忽视的细节,一样能“积少成多”,达到节省办公成本的目的。
还有一点要特别提示警醒我们,办公设备的后期成本以及保养、维修等费用也是一笔不小的开支,大家在购买机器时一定要算明白。富士施乐独有的“全包服务”就是一种省心又划算的服务模式,只需每月按实际印张数付费,就可以什么都不用管了。设备的定期保养、按时换耗材、维修、换零部件等都由厂商负责。这就是看得清、算得明的办公成本节省的最终招式了。
数码复合机是办公室必不可少的重要设备,活用其中的各项功能,就能从源头控制好成本。相信看了这么多“成本控制”的小技巧,你已经跃跃欲试了吧?那就别犹豫,赶快去试试这些功能让你变身为“办公达人”吧。